Melting-Pot – Agile Defekte thumbnail 1

Meetings, die die Welt nicht braucht

für die Ritter der ‚Schwafelrunde‘

Sie machen Unternehmen, Abteilungen, Teams und Entwickler langsam und unproduktiv: sie nerven. Überflüssige Meetings – egal in welcher agilen Mogelpackung wie z.B. Stand-Ups bei Scrum. (später mehr). Manager, Stakeholder oder PO berufen dazu wöchentliche Meetings ein, in denen sie ihre Mitarbeiter/Kollegen davon abhalten, wichtige Dinge oder Projekte zu finalisieren. In agilen Frameworks wie Scrum sind Meetings (timeboxed) fest verankert und der Scrum-Master wacht darüber, dass diese (egal ob überflüssig oder nicht) auch eingehalten werden. Im KVP (KaiZen), mehr unten) ist das, so weit ich es verstanden habe, eine Passage mit Verschwendung, die man unterlassen soll. Hier haben wir gleich ein Doppelpack – an liebgewonnener Verschwendung. Das Meeting als solches, den Scrum-Master und einhergenende Defokussierung (wenn es abdriftet, auch dazu später mehr.) Das ist die 4. Form der Verschwendung.

Stand-Up

Das traditionelle tägliche Stand-Up-Meeting, wie es allgemein praktiziert wird, reicht von „nur“ ineffektiv bis hin zur kolossalen Zeitverschwendung. Es ist das kleine Pflaster, das ineffektive Kommunikation, groß wie einen offenen Oberschenkelhalsbruch, versteckt. Generell und strukturell ist es unverzichtbar. Funktionell schon, wenn die Kommunikation auch so funktioniert und es im Daily nicht mehr oder weniger zu sagen geben würde. JA, das ist Wunschdenken und ein unerreichbarer Optimalzustand. Interessant ist, dass es ein „Stand-Up-Meeting“ ist, was die Länge dessen begrenzen soll. Je schlechter die Knie, desto kürzer das Treffen, wird gesagt. Es gibt keine wirkliche Notwendigkeit, aufzustehen (genau so, wie sich hinzusetzen). Die Besprechungslänge ist, ein wirksamer Ansatz, auf 15 Minuten Timebox begrenzt. Das Meeting betrifft das gesamte Team und folgt einer stringenten Formel:

  • Was haben sie gestern gemacht? (um auf das Sprintziel einzuzahlen?)
  • Was planen sie heute? (um dem Sprintziel näher zu kommen)
  • Was blockiert sie heute / generell? (bei dem Erreichen des Sprintziels)

Vom Geschwafel ….

Soweit zum Vorgeschwafel, was einen guten Sinn hat(te), aber durch Micro-Management und nicht korrigierter Fehlinterpretationen oft konterkariert wurde. Selbst ergänzende Formulierungen wie oben in den Klammern erzeugen (oft) nur Rechtfertigungsgestammel. Dem gegenüber steht dann die Aussage, dass alle Beteiligten Scrum können und es jahrelang praktizieren. Fakt ist: Sie lösen keine Probleme im Stehen, auch nicht im Sitzen – sondern durch Denken, Sprechen, verwerfen und akzeptieren und dem daraus abgeleiteten Handeln. Also Kommunikation. Und dafür braucht es kein oder nur sehr wenig Meetings. Einer von mehreren Defekte in der fragilen Agilität.

zu ‚JIRA (über) -helfen‘

Wenn Sie blockiert sind, vereinbaren Sie die notwendige Hilfe – für später. Jira auf Grossbildschirmen nur zu betrachten und „fertige“ Items zu überprüfen (oder warum andere noch nicht fertig sind – mit Rechtfertigung) ist eine merkwürdige ‚Dysfunktion‘, die ich beobachtet habe. Stand-ups sind nicht die Zeit, um einen „Fortschrittsbericht“ zu erstellen (nicht, dass es jemals dafür einen guten Zeitpunkt gibt, einen Fortschrittsbericht zu erstellen) oder JIRA zu aktualisieren, um Informationen zu speichern, die jeder bereits kennt (oder kennen sollte). „Wer lesen kann, ist klar im Vorteil.“ sagt ein schroffer Spruch – aber wer das Richtige richtig schreiben kann, erst recht (und hilft damit den anderen). Das Treffen dient dem Team, nicht dem SM oder einem Manager. Aktive Teilnahme an Stand-ups ist den Team Mitgliedern vorbehalten.

mit / dafür Reporting

Das Daily ist keine Reporting-Sitzung: Der PO oder Manager erwartet, dass jeder eine Art Statusbericht liefert. Das gibt es auch in erweiterten Versionen: Der Manager „managt“ das Stand-Up und signalisiert den Teammitgliedern, wenn sie an der Reihe sind zu sprechen. Und auch das habe ich schon beobachten müssen: Die Linienmanager nehmen am Stand-Up-Meeting teil, um (verdeckt) „Leistungsdaten“ zu einzelnen Teammitgliedern zu sammeln. (Time-Capa oder Story-Points-pro-Entwicklers sind doch gut in der Kategorie „Leistung“ des Einzelnen, z. B. für das Mitarbeitergespräch (als KPI zu gebrauchen …)

zu besseren Gesprächen

Für mich ist ein Stand-Up oft nur ein ineffektiver aber vermeindlich effizienter Ersatz für kontinuierliche persönliche Gespräche. Es ist ein Pflaster, das eine Dysfunktion abdeckt. Sie brauchen sicherlich Wege, um sich als Team zu synchronisieren, aber für mich ist das als Standardformel nicht der einzig richtige Weg. Stattdessen müssen wir im Laufe des Tages effektiv an einer effektiveren Kommunikation arbeiten und die Mikrosynchronisierung durchführen. (Nur um zu verdeutlichen: Ich befürworte keine Synchronisierung durch Infusion – das funktioniert nicht. (Infusion? Entwickler a) stört Tester b) indem er ihm ein Ohr abkaut – und beim Testen stört.). Ja, Sie können Ihren Stand-Up „reparieren“, aber für mich funktionieren andere Ansätze besser und erzielen die gleichen Ergebnisse: Arbeit als Team, nicht als eine Gruppe von isolierten Individuen, die zufällig nebeneinander sitzen. Sprechen Sie während der Arbeit miteinander (dh. kontinuierliche Mikrosynchronisation). Wenn Sie ständig und effektiv kommunizieren, ist ein Stand-up-Meeting nur eine Ablenkung.

Timebox-Geschwafel

Alle (Scrum-) Meetings “Planning, Grooming Review und Retro“ haben eine feste Dauer (Timebox). Die bewusste zeitliche Beschränkung hilft dabei, zügig zu arbeiten und sich zu fokussieren. „Scrum Master und Team achten auf das Einhalten der Timeboxen.” Soso. Wenn das mal so funktionieren würde, tut es aber nicht, denn Meetings können ganz schön nerven. Weil wir, (ein ganz anderes Thema) sowieso schon genervt sind (Wie viele berufstätige Menschen kennen Sie, die nicht genervt sind? 2 ? Oder doch 3 ?), liegt der Gedanke nahe, wie viel Zeit in Meetings eigentlich zu viel Zeit ist. Ist das überhaupt die richtige Fragestellung?

Gesehen und lieben gelernt: Zeit-Uhren. Unsoziale Schwafler demaskiert.

Noch’n Meeting: Nachgeschwafel

Ich kann nicht behaupten, dass der Gedanke an ein Meeting oder einen meetingreichen Tag bei mir Begeisterungsstürme auslöst. Das Gegenteil ist der Fall: es ist wie das juckende Ekzem in der Armbeuge. Es ist da (und sichtbar), es juckt und durch noch mehr kratzen geht es nicht weg, sondern wird wund. Also: Mal wieder verschwendeter Aufwand. (Zeit, Nutzen, fehlenden Resultate, keine Heilung, äh, Verbesserung) Das Web ist voll von Tipps und Anleitungen zu Meetings – können Sie alle selbst finden.

Das Ekzem geht weg durch NICHT kratzen, trocken legen und einfach mal in Ruhe lassen, dabei aber beobachten. Was könnte jetzt abgeleitet werden? Andere Fragen? Eine richtige Frage ist: Muss das Meeting überhaupt sein? Eine andere: Soll hier Business Theater mit einem Cargo-Kult bedient werden? Welches soziale System (und es gibt mindestens eins) soll aufrecht erhalten werden? Soll mit dem Meeting Führung inszeniert werden (wobei das in sich nicht funktioniert) – und werden wertschöpfende Entscheidungen getroffen? Hängt vom Ausgang des Meetings, wie behauptet, überhaupt etwas ab? Sofern ein oder mehrere dieser Fragen (es gibt noch mehr) im Sinn der Frage und nicht im Unsinn des Meetings beantwortet werden kann – handelt es sich um eine Schwafelrunde – und weitere Defekte in der fragilen Agilität.

Un-(d) vernünftig weglassen

Um Geschwafel zu eliminieren, gefällt mir ein Vorgehen und eine finale Entscheidung sehr gut.

  • Ganz einfache Mechanik: Max. 15 min. Nicht sitzen, keine überflüssige Technik (Beamer, PPT, etc.), klarer Austausch von Argumenten. Alles, was nicht in 15 min. geklärt werden kann, bitte schriftlich.
  • Der radikalere Ansatz ist, das als behauptet wichtige Meeting – in sich selbst in Frage zu stellen. 2 Möglichkeiten: entweder das Meeting gar nicht stattfinden zu lassen oder für sich selbst zu entscheiden, dass in dem Meeting weder Sie einen Wertbeitrag leisten können noch etwas erfahren, was für Ihre Arbeit unmittelbar wichtig ist. Also wegbleiben.

Somit habe ich, gerade auch im Hinblick, dass Agilität durchaus einfach sein soll und kann, einen erheblichen Block an nutzbarer Zeit geschaffen, der bitte: NICHT unbedingt zum Arbeiten genutzt werden soll, sondern (auch) zur Musse und zum Reflektieren, wie Sie etwas besser machen können. Was gerne ausgeblendet wird (Das ist ein Defekt!): Nachdenken erfordert Zeit – und die muss irgendwo her kommen.

So gesehen sind die kritische Reflektion über Meetings das einzig Vernünftige im Unvernünftigen. Wenn Sie unter verschorfter Meetingeritis leiden, dann sollten Sie sich nicht an den Meetings selbst, sondern an der defekten Mechanik zu schaffen machen, die behauptet die Meetings erst erschaffen hat – und das liegt tiefer, viel tiefer. Erst wenn Sie alle Beschränkungen der natürlichen Vernetzung (Abteilungs- oder Team-Grenzen) innerhalb der Organisation beseitigt haben, wird sie so „gesund“ werden, dass niemand mehr ein Bedürfnis nach Meetings („Kratzen“) verspürt. Es ist weg.

PS: Was meinen Sie: Haben sich die Ritter der Tafelrunde getroffen, wenn es nichts zu erzählen gab? Ich glaube nicht …


1 Kommentar
  1. […] wissenschaftlich und auch in der Agilität schwer zu fassen (mir ist noch keine KPI dafür bekannt). Es durchzieht gleichwohl unser gesamtes soziales Miteinander und: Ohne […]

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